{"id":396,"date":"2026-10-10T07:00:00","date_gmt":"2026-10-10T07:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/posdonpedro.com\/negociosnubeIA\/que-pasa-con-tus-datos-en-un-erp-en-la-nube-ley-seguridad-y-salida\/"},"modified":"2026-10-10T07:00:00","modified_gmt":"2026-10-10T07:00:00","slug":"que-pasa-con-tus-datos-en-un-erp-en-la-nube-ley-seguridad-y-salida","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/posdonpedro.com\/negociosnubeIA\/que-pasa-con-tus-datos-en-un-erp-en-la-nube-ley-seguridad-y-salida\/","title":{"rendered":"Qu\u00e9 pasa con tus datos en un ERP en la nube: ley, seguridad y salida"},"content":{"rendered":"<p>Cuando una pyme pasa su ERP a la nube, sus datos (clientes, facturas, inventario, n\u00f3mina) quedan en servidores de un proveedor, pero <strong>la responsabilidad legal sobre esos datos sigue siendo de la empresa<\/strong>. En Colombia, la Ley 1581 de 2012 trata al negocio como responsable del tratamiento y al proveedor como encargado; por eso lo que importa no es solo \u00abd\u00f3nde est\u00e1n los datos\u00bb, sino qu\u00e9 contrato los cubre, qui\u00e9n puede verlos y c\u00f3mo los recuperas si cambias de sistema.<\/p>\n<p>Esta gu\u00eda resume qu\u00e9 dice la norma, qu\u00e9 riesgos reales existen y qu\u00e9 preguntas hacerle a cualquier proveedor antes de firmar. Si est\u00e1s evaluando la nube por primera vez, empieza por nuestra gu\u00eda de <a href=\"https:\/\/posdonpedro.com\/negociosnubeIA\/erp-en-la-nube\/\">ERP en la nube para pymes<\/a>.<\/p>\n<h2>\u00bfDe qui\u00e9n son los datos cuando el ERP est\u00e1 en la nube?<\/h2>\n<p>Son de tu empresa. El proveedor los aloja y los procesa por cuenta tuya, pero no se vuelve due\u00f1o de ellos. En t\u00e9rminos de la Ley 1581 de 2012:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Responsable del tratamiento:<\/strong> tu negocio. Decide para qu\u00e9 se usan los datos personales de clientes, empleados y proveedores.<\/li>\n<li><strong>Encargado del tratamiento:<\/strong> el proveedor del ERP en la nube. Trata los datos siguiendo tus instrucciones.<\/li>\n<\/ul>\n<p>La consecuencia pr\u00e1ctica: si hay una fuga o un uso indebido, la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) mira primero al responsable. Seg\u00fan el concepto SIC 23-394496 de diciembre de 2023, el responsable debe garantizar la seguridad y legalidad de la transmisi\u00f3n de datos hacia la nube, mantener informados a los titulares y firmar con el proveedor un contrato que recoja las obligaciones de los art\u00edculos 17 y 18 de la ley.<\/p>\n<h2>\u00bfQu\u00e9 debe decir el contrato con el proveedor?<\/h2>\n<p>El mismo concepto de la SIC se\u00f1ala que el contrato de transmisi\u00f3n debe incluir, como m\u00ednimo:<\/p>\n<ul>\n<li>El alcance del tratamiento: qu\u00e9 datos y para qu\u00e9.<\/li>\n<li>Las actividades que el proveedor realiza por cuenta de tu empresa.<\/li>\n<li>Las obligaciones del proveedor frente a los titulares de los datos y frente a ti.<\/li>\n<\/ul>\n<p>A eso conviene sumar, por sentido operativo, cl\u00e1usulas sobre respaldo, plazo de devoluci\u00f3n de los datos al terminar el servicio y borrado certificado. No son exigencias literales de la norma, pero son las que evitan problemas el d\u00eda que decidas cambiar de sistema.<\/p>\n<h2>\u00bfImporta en qu\u00e9 pa\u00eds est\u00e1n los servidores?<\/h2>\n<p>S\u00ed. El art\u00edculo 26 de la Ley 1581 solo permite enviar datos personales a pa\u00edses con un nivel adecuado de protecci\u00f3n, salvo las excepciones que la propia ley prev\u00e9. Cuando el servidor del ERP est\u00e1 fuera de Colombia, puede haber una <strong>transmisi\u00f3n internacional<\/strong> (el proveedor sigue actuando por cuenta tuya) o una <strong>transferencia internacional<\/strong> (el receptor pasa a ser responsable). Son figuras distintas con exigencias distintas.<\/p>\n<p>La SIC ha dado instrucciones sobre cl\u00e1usulas contractuales modelo para estos casos. Su uso es facultativo, pero recomendable cuando el pa\u00eds de destino no figura entre los que la SIC reconoce con nivel adecuado. Antes de firmar, pregunta al proveedor en qu\u00e9 pa\u00eds est\u00e1n los servidores y qu\u00e9 mecanismo contractual usa.<\/p>\n<h2>\u00bfLa nube es m\u00e1s o menos segura que un servidor en la oficina?<\/h2>\n<p>Depende de la comparaci\u00f3n real. Un servidor en la oficina suele depender de una sola persona, de respaldos manuales que nadie verifica y de un equipo expuesto a robos, cortes de luz o da\u00f1os. Un proveedor de nube serio opera con controles de acceso, cifrado y copias autom\u00e1ticas que una pyme dif\u00edcilmente sostiene por su cuenta.<\/p>\n<p>Pero la nube traslada el riesgo, no lo elimina. Los puntos d\u00e9biles m\u00e1s comunes no est\u00e1n en el centro de datos, sino en la empresa:<\/p>\n<table>\n<thead>\n<tr>\n<th>Riesgo<\/th>\n<th>D\u00f3nde suele estar el fallo<\/th>\n<th>Qu\u00e9 hacer<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td>Accesos indebidos<\/td>\n<td>Usuarios compartidos, contrase\u00f1as reutilizadas<\/td>\n<td>Un usuario por persona y permisos por rol<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Exempleados con acceso<\/td>\n<td>Nadie desactiva la cuenta al salir<\/td>\n<td>Baja de usuarios el mismo d\u00eda del retiro<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>P\u00e9rdida de informaci\u00f3n<\/td>\n<td>Se conf\u00eda solo en la copia del proveedor<\/td>\n<td>Exportaci\u00f3n peri\u00f3dica que controle la empresa<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Dependencia del proveedor<\/td>\n<td>Contrato sin cl\u00e1usula de salida<\/td>\n<td>Formato y plazo de devoluci\u00f3n por escrito<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<p>Si vienes de un sistema instalado, en <a href=\"https:\/\/posdonpedro.com\/negociosnubeIA\/erp-nube-vs-software-instalado-colombia-costos\/\">ERP en la nube vs. software instalado<\/a> comparamos los costos reales de cada modelo, incluido el mantenimiento del servidor propio.<\/p>\n<h2>\u00bfQu\u00e9 pasa con mis datos si cancelo el servicio?<\/h2>\n<p>Es la pregunta que casi nadie hace antes de firmar. Si el proveedor deja de prestar el servicio, el ERP deja de funcionar; la capacidad de recuperar tus datos y llevarlos a otro sistema se conoce como repatriaci\u00f3n. La mayor\u00eda de los ERP en la nube permite exportar informaci\u00f3n, pero la calidad de esa exportaci\u00f3n var\u00eda mucho.<\/p>\n<p>Pide por escrito:<\/p>\n<ol>\n<li><strong>Qu\u00e9 sale:<\/strong> terceros, productos, movimientos contables, inventario, documentos adjuntos e hist\u00f3rico.<\/li>\n<li><strong>En qu\u00e9 formato:<\/strong> CSV, Excel, XML o copia de la base de datos. Un PDF no sirve para migrar.<\/li>\n<li><strong>En qu\u00e9 plazo:<\/strong> cu\u00e1ntos d\u00edas tienes para descargar todo despu\u00e9s de cancelar.<\/li>\n<li><strong>Si tiene costo<\/strong> y si el proveedor certifica el borrado posterior.<\/li>\n<\/ol>\n<p>Haz una exportaci\u00f3n de prueba antes de necesitarla. Es la forma m\u00e1s r\u00e1pida de saber si el proveedor cumple lo que promete. Si est\u00e1s en plena migraci\u00f3n, la gu\u00eda para <a href=\"https:\/\/posdonpedro.com\/negociosnubeIA\/migrar-excel-erp-sin-detener-operacion-pymes-colombia\/\">migrar de Excel a un ERP sin detener la operaci\u00f3n<\/a> explica c\u00f3mo depurar los datos antes de moverlos.<\/p>\n<h2>\u00bfY las facturas electr\u00f3nicas y la contabilidad?<\/h2>\n<p>La obligaci\u00f3n de conservarlas no desaparece porque est\u00e9n en la nube. La DIAN ha se\u00f1alado (Oficio 900983 de 2022) que para la factura electr\u00f3nica aplica la regla general de conservaci\u00f3n del art\u00edculo 632 del Estatuto Tributario, en concordancia con el art\u00edculo 46 de la Ley 962 de 2005. Confirma con tu contador el plazo exacto que aplica a tu empresa y aseg\u00farate de que la exportaci\u00f3n del ERP incluya los XML de las facturas, no solo un reporte.<\/p>\n<h2>\u00bfMi pyme debe registrar sus bases de datos ante la SIC?<\/h2>\n<p>No todas. El Decreto 090 de 2018 limit\u00f3 la inscripci\u00f3n en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) a las sociedades y entidades sin \u00e1nimo de lucro con activos superiores a 100.000 UVT y a las personas jur\u00eddicas de naturaleza p\u00fablica. Las dem\u00e1s pymes no est\u00e1n obligadas a inscribirlas, pero s\u00ed deben cumplir el resto de la Ley 1581: pol\u00edtica de tratamiento, autorizaci\u00f3n de los titulares y medidas de seguridad. Verifica la vigencia de estas reglas en el sitio de la SIC.<\/p>\n<h2>C\u00f3mo lo maneja DonPedro<\/h2>\n<p>DonPedro es un ERP en la nube construido sobre una base de c\u00f3digo abierto y personalizado para cada cliente con agentes de IA propios. Eso tiene una ventaja concreta en el tema de los datos: la informaci\u00f3n vive en una base de datos est\u00e1ndar (PostgreSQL), no en un formato cerrado, y los datos se pueden exportar a Excel o CSV desde el propio sistema. Antes de arrancar, el equipo de DonPedro revisa con cada cliente qu\u00e9 usuarios necesitan acceso, con qu\u00e9 permisos y c\u00f3mo se har\u00e1 el respaldo. Si quieres ver qu\u00e9 decisiones conviene tomar desde el primer d\u00eda, revisa los <a href=\"https:\/\/posdonpedro.com\/negociosnubeIA\/errores-implementacion-erp-pymes-colombia\/\">errores que hacen fracasar una implementaci\u00f3n de ERP<\/a>.<\/p>\n<h2>Preguntas frecuentes<\/h2>\n<h3>\u00bfEl proveedor del ERP en la nube puede usar mis datos?<\/h3>\n<p>Solo para lo que tu empresa le encargue. Bajo la Ley 1581 de 2012 act\u00faa como encargado del tratamiento y debe seguir las instrucciones del responsable, que es tu negocio. Ese alcance tiene que quedar por escrito en el contrato.<\/p>\n<h3>\u00bfEs legal tener los datos de mis clientes en servidores fuera de Colombia?<\/h3>\n<p>Puede serlo, pero el art\u00edculo 26 de la Ley 1581 solo permite enviar datos a pa\u00edses con nivel adecuado de protecci\u00f3n, salvo excepciones. Si el destino no tiene ese reconocimiento, la SIC recomienda usar cl\u00e1usulas contractuales modelo.<\/p>\n<h3>\u00bfBasta con el respaldo que hace el proveedor?<\/h3>\n<p>No conviene depender solo de \u00e9l. Una exportaci\u00f3n peri\u00f3dica guardada en un lugar que controle tu empresa permite reconstruir la informaci\u00f3n si el servicio falla o si cambias de proveedor.<\/p>\n<h3>\u00bfQu\u00e9 formato debo pedir para exportar mis datos?<\/h3>\n<p>Uno que otro sistema pueda leer: CSV, Excel, XML o una copia de la base de datos. Un PDF sirve para consultar, no para migrar. Para facturas electr\u00f3nicas, pide tambi\u00e9n los archivos XML.<\/p>\n<h3>\u00bfToda pyme debe inscribir sus bases de datos en el RNBD?<\/h3>\n<p>No. Seg\u00fan el Decreto 090 de 2018, deben inscribirse las sociedades y entidades sin \u00e1nimo de lucro con activos superiores a 100.000 UVT y las personas jur\u00eddicas p\u00fablicas. Las dem\u00e1s igual deben cumplir el resto de la Ley 1581.<\/p>\n<h2>Fuentes<\/h2>\n<ul>\n<li><a href=\"https:\/\/www.gydconsulting.com\/como-gestionar-datos-en-la-nube-concepto-sic-n-23-394496\/\" rel=\"noopener\" target=\"_blank\">GyD Consulting \u2014 C\u00f3mo gestionar datos en la nube: concepto SIC N\u00b0 23-394496<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/www.cerlatam.com\/normatividad\/sic-proyecto-de-circular-externa-28-oct-2025\/\" rel=\"noopener\" target=\"_blank\">Cerlatam \u2014 SIC: cl\u00e1usulas contractuales modelo para transferencia internacional de datos<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/www.saludcapital.gov.co\/Normo\/tic\/decreto_0090_de_2018.pdf\" rel=\"noopener\" target=\"_blank\">Decreto 090 de 2018 \u2014 Registro Nacional de Bases de Datos<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/normograma.com\/keralty\/compilacion\/docs\/oficio_dian_900983_2022.htm\" rel=\"noopener\" target=\"_blank\">Oficio DIAN 900983 de 2022 \u2014 conservaci\u00f3n de la factura electr\u00f3nica<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/www.mrpeasy.com\/blog\/es\/?p=19630\" rel=\"noopener\" target=\"_blank\">MRPeasy \u2014 ERP en la nube: dependencia del proveedor y repatriaci\u00f3n de datos<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<p><em>Este art\u00edculo es informativo y no constituye asesor\u00eda legal. Verifica la vigencia de las normas citadas en las fuentes oficiales de la SIC y la DIAN.<\/em><\/p>\n<p><em>Art\u00edculo generado con asistencia de IA a partir de las fuentes citadas.<\/em><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Qu\u00e9 pasa con tus datos en un ERP en la nube en Colombia: qui\u00e9n responde seg\u00fan la Ley 1581, servidores en el exterior y c\u00f3mo recuperarlos al cancelar.<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":0,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[2],"tags":[],"class_list":["post-396","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-erp-en-la-nube"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/posdonpedro.com\/negociosnubeIA\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/396","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/posdonpedro.com\/negociosnubeIA\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/posdonpedro.com\/negociosnubeIA\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/posdonpedro.com\/negociosnubeIA\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/posdonpedro.com\/negociosnubeIA\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=396"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/posdonpedro.com\/negociosnubeIA\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/396\/revisions"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/posdonpedro.com\/negociosnubeIA\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=396"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/posdonpedro.com\/negociosnubeIA\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=396"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/posdonpedro.com\/negociosnubeIA\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=396"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}