{"id":501,"date":"2026-10-20T07:00:00","date_gmt":"2026-10-20T07:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/posdonpedro.com\/negociosnubeIA\/kardex-de-inventario-que-es-como-se-calcula-y-como-llevarlo-sin-excel\/"},"modified":"2026-10-21T04:46:36","modified_gmt":"2026-10-21T04:46:36","slug":"kardex-de-inventario","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/posdonpedro.com\/negociosnubeIA\/kardex-de-inventario\/","title":{"rendered":"Kardex de inventario: qu\u00e9 es, c\u00f3mo se calcula y c\u00f3mo llevarlo sin Excel"},"content":{"rendered":"<p>El kardex de inventario es el registro, producto por producto, de cada entrada, cada salida y el saldo que queda, en unidades y en pesos. Sirve para saber cu\u00e1nto le cost\u00f3 a tu negocio cada unidad que vendi\u00f3 y cu\u00e1nto vale lo que queda en bodega. En Colombia es la herramienta pr\u00e1ctica del sistema de inventario permanente que reconoce el Estatuto Tributario, y en un ERP en la nube se actualiza solo con cada compra, venta o traslado.<\/p>\n<h2>\u00bfQu\u00e9 es exactamente un kardex y para qu\u00e9 sirve?<\/h2>\n<p>Un kardex es una tarjeta (hoy, una tabla en un sistema) por cada referencia de inventario. Cada l\u00ednea registra un movimiento con fecha, documento de origen, cantidad, costo unitario y saldo. Con \u00e9l respondes tres preguntas que el negocio necesita todos los d\u00edas:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>\u00bfCu\u00e1ntas unidades tengo?<\/strong> El saldo en unidades, sin tener que contar la bodega.<\/li>\n<li><strong>\u00bfCu\u00e1nto me cost\u00f3 lo que vend\u00ed?<\/strong> El costo de ventas, que es la base para saber si cada producto deja margen.<\/li>\n<li><strong>\u00bfCu\u00e1nto vale lo que queda?<\/strong> El valor del inventario que va al balance.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Sin kardex, la utilidad del mes es una estimaci\u00f3n: se sabe lo que entr\u00f3 por ventas, pero no con precisi\u00f3n lo que cost\u00f3 venderlo.<\/p>\n<h2>\u00bfQu\u00e9 dice la norma colombiana sobre el inventario permanente?<\/h2>\n<p>El art\u00edculo 62 del Estatuto Tributario, modificado por la Ley 1819 de 2016, establece que los obligados a llevar contabilidad deben determinar el costo de los inventarios vendidos con uno de dos sistemas:<\/p>\n<table>\n<thead>\n<tr>\n<th>Sistema<\/th>\n<th>C\u00f3mo funciona<\/th>\n<th>Qu\u00e9 exige en la pr\u00e1ctica<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td>Juego de inventarios o peri\u00f3dico<\/td>\n<td>El costo de ventas se calcula al cierre: inventario inicial + compras \u2212 inventario final contado.<\/td>\n<td>Conteo f\u00edsico al final del periodo. No hay costo por producto durante el a\u00f1o.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Inventarios permanentes o continuos<\/td>\n<td>Cada venta descuenta el costo en el momento en que ocurre.<\/td>\n<td>Un registro de movimientos por referencia: el kardex.<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<p>El art\u00edculo 65 del mismo Estatuto remite a la t\u00e9cnica contable para los m\u00e9todos de valoraci\u00f3n: las f\u00f3rmulas de c\u00e1lculo del costo son las que fijan las normas contables o las que determine el Gobierno nacional.<\/p>\n<p>El art\u00edculo 64 agrega un detalle que importa a cualquier negocio con mercanc\u00eda perecedera o fr\u00e1gil: con inventario permanente, las disminuciones en inventarios de f\u00e1cil destrucci\u00f3n o p\u00e9rdida son deducibles hasta un 3 % de la suma del inventario inicial m\u00e1s las compras, <strong>siempre que se demuestre el hecho<\/strong> que caus\u00f3 la p\u00e9rdida. Para inventario dado de baja por obsolescencia y destruido, la norma pide como m\u00ednimo un documento con cantidad, descripci\u00f3n, costo fiscal unitario y total, justificaci\u00f3n y firmas del representante legal y de los responsables. Un kardex con cada baja registrada y su soporte es lo que permite probar esas cifras.<\/p>\n<p><em>Verifica siempre el texto vigente del Estatuto Tributario antes de aplicar estos l\u00edmites a tu declaraci\u00f3n; las cifras citadas corresponden a la versi\u00f3n consultada el 20 de octubre de 2026.<\/em><\/p>\n<h2>\u00bfQu\u00e9 m\u00e9todos de valoraci\u00f3n se pueden usar en el kardex?<\/h2>\n<p>Para las pymes que aplican la NIIF para las Pymes, los p\u00e1rrafos 13.17 y 13.18 de la Secci\u00f3n 13 admiten tres f\u00f3rmulas de costo. El m\u00e9todo UEPS (\u00faltimas en entrar, primeras en salir) no est\u00e1 permitido:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Identificaci\u00f3n espec\u00edfica:<\/strong> para bienes que no son intercambiables entre s\u00ed, como un veh\u00edculo con n\u00famero de chasis. Cada unidad conserva su propio costo.<\/li>\n<li><strong>PEPS (primeras en entrar, primeras en salir):<\/strong> se asume que se venden primero las unidades m\u00e1s antiguas.<\/li>\n<li><strong>Promedio ponderado:<\/strong> cada unidad toma el costo promedio de las disponibles, recalculado con cada compra o al cierre del periodo.<\/li>\n<\/ul>\n<p>La regla de fondo es la consistencia: misma f\u00f3rmula para inventarios de naturaleza y uso similares, y nada de cambiar de m\u00e9todo para mejorar el resultado de un a\u00f1o.<\/p>\n<h2>\u00bfC\u00f3mo se calcula el kardex con promedio ponderado y con PEPS?<\/h2>\n<p>Un ejemplo con n\u00fameros redondos (ilustrativo, no corresponde a ning\u00fan precio real). Una tienda tiene 10 unidades de un producto a $20.000 cada una, compra 30 unidades m\u00e1s a $24.000 y luego vende 25.<\/p>\n<h3>Con promedio ponderado<\/h3>\n<table>\n<thead>\n<tr>\n<th>Movimiento<\/th>\n<th>Unidades<\/th>\n<th>Costo unitario<\/th>\n<th>Valor<\/th>\n<th>Saldo unidades<\/th>\n<th>Saldo valor<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td>Saldo inicial<\/td>\n<td>10<\/td>\n<td>$20.000<\/td>\n<td>$200.000<\/td>\n<td>10<\/td>\n<td>$200.000<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Compra<\/td>\n<td>30<\/td>\n<td>$24.000<\/td>\n<td>$720.000<\/td>\n<td>40<\/td>\n<td>$920.000<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Venta<\/td>\n<td>25<\/td>\n<td>$23.000<\/td>\n<td>$575.000<\/td>\n<td>15<\/td>\n<td>$345.000<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<p>El nuevo promedio despu\u00e9s de la compra es $920.000 \u00f7 40 = $23.000. El costo de la venta es 25 \u00d7 $23.000 = $575.000.<\/p>\n<h3>Con PEPS<\/h3>\n<p>Las 25 unidades vendidas salen primero de las 10 m\u00e1s antiguas (10 \u00d7 $20.000 = $200.000) y luego de 15 de la compra nueva (15 \u00d7 $24.000 = $360.000). Costo de la venta: $560.000. Quedan 15 unidades a $24.000, es decir, $360.000.<\/p>\n<p>Los dos m\u00e9todos suman lo mismo ($920.000 entre costo vendido e inventario final), pero reparten distinto. Cuando los precios de compra suben, PEPS deja un costo de ventas m\u00e1s bajo y un inventario final m\u00e1s alto que el promedio. Por eso la elecci\u00f3n es una pol\u00edtica contable que se define con el contador y se mantiene.<\/p>\n<h2>\u00bfPor qu\u00e9 el kardex en Excel se descuadra?<\/h2>\n<p>Llevar el kardex en una hoja de c\u00e1lculo funciona con pocas referencias. Con cientos de productos aparecen los mismos problemas:<\/p>\n<ol>\n<li><strong>Se registra tarde.<\/strong> La venta se hizo en la caja a las 11 a. m. y se pasa al Excel en la noche, o al d\u00eda siguiente. Mientras tanto, el saldo es falso.<\/li>\n<li><strong>Una f\u00f3rmula rota contamina todo.<\/strong> Si una celda de promedio se sobrescribe a mano, los costos de todas las salidas siguientes quedan mal.<\/li>\n<li><strong>Los traslados y las bajas se olvidan.<\/strong> El producto que se da\u00f1\u00f3 o que pas\u00f3 de bodega a tienda no queda registrado, y luego no hay soporte para la disminuci\u00f3n que permite el art\u00edculo 64.<\/li>\n<li><strong>No hay v\u00ednculo con el documento.<\/strong> Una l\u00ednea del kardex sin la factura de compra o la venta que la origin\u00f3 no se puede auditar.<\/li>\n<\/ol>\n<p>Si est\u00e1s en este punto, la gu\u00eda para <a href=\"https:\/\/posdonpedro.com\/negociosnubeIA\/migrar-excel-erp-sin-detener-operacion-pymes-colombia\/\">migrar de Excel a un ERP sin detener la operaci\u00f3n<\/a> explica c\u00f3mo hacer el paso por fases.<\/p>\n<h2>\u00bfC\u00f3mo lleva el kardex un ERP en la nube?<\/h2>\n<p>En un <a href=\"https:\/\/posdonpedro.com\/negociosnubeIA\/erp-en-la-nube\/\">ERP en la nube<\/a> el kardex no se llena: se genera. Cada documento que mueve inventario escribe su propia l\u00ednea:<\/p>\n<ul>\n<li>La <strong>recepci\u00f3n de una compra<\/strong> suma unidades y recalcula el costo seg\u00fan el m\u00e9todo configurado.<\/li>\n<li>La <strong>venta en el punto de venta<\/strong> o la factura descuenta unidades y registra el costo en el mismo momento. As\u00ed funciona el <a href=\"https:\/\/posdonpedro.com\/negociosnubeIA\/inventario-tiempo-real-tienda-bodega\/\">inventario en tiempo real entre tienda y bodega<\/a>.<\/li>\n<li>Los <strong>traslados, ajustes y bajas<\/strong> quedan con fecha, usuario y motivo, que es el soporte que pide la norma.<\/li>\n<li>El <strong>asiento contable<\/strong> del costo de ventas sale del mismo movimiento, sin pasarlo a mano.<\/li>\n<\/ul>\n<p>DonPedro ERP trabaja as\u00ed: el m\u00e9todo de valoraci\u00f3n se define una vez con el contador del cliente y cada movimiento de compra, venta o ajuste alimenta el kardex de forma autom\u00e1tica. Como el equipo de DonPedro adapta el sistema a cada negocio, se puede configurar por ejemplo el registro de mermas por lote para quien vende alimentos, o alertas de diferencias entre el conteo f\u00edsico y el saldo. Con los datos ordenados, la <a href=\"https:\/\/posdonpedro.com\/negociosnubeIA\/ia-control-inventario-pymes-colombia\/\">IA aplicada al control de inventario<\/a> tiene una base confiable para detectar referencias sin movimiento o anomal\u00edas.<\/p>\n<h2>\u00bfCada cu\u00e1nto hay que contar f\u00edsicamente si ya hay kardex?<\/h2>\n<p>El kardex dice lo que deber\u00eda haber; el conteo f\u00edsico dice lo que hay. La diferencia entre los dos es la informaci\u00f3n m\u00e1s \u00fatil: muestra p\u00e9rdidas, errores de registro o mercanc\u00eda que sali\u00f3 sin venta. Con inventario permanente no hace falta cerrar el negocio para contar todo de una vez: se pueden hacer conteos c\u00edclicos por grupos de referencias y ajustar con soporte cada diferencia. La frecuencia depende del tipo de mercanc\u00eda y la define cada negocio con su contador.<\/p>\n<h2>Preguntas frecuentes<\/h2>\n<h3>\u00bfEs obligatorio llevar kardex en Colombia?<\/h3>\n<p>El Estatuto Tributario no usa la palabra kardex. Lo que exige el art\u00edculo 62 es que los obligados a llevar contabilidad determinen el costo de los inventarios vendidos por juego de inventarios o por inventario permanente. Quien elige el inventario permanente necesita un registro de movimientos por producto, que en la pr\u00e1ctica es el kardex.<\/p>\n<h3>\u00bfQu\u00e9 m\u00e9todo de valoraci\u00f3n conviene a una pyme: promedio ponderado o PEPS?<\/h3>\n<p>Los dos est\u00e1n permitidos en la NIIF para las Pymes; el UEPS no. El promedio ponderado reparte el costo de forma m\u00e1s uniforme y es sencillo de mantener. PEPS sigue el orden real de salida de la mercanc\u00eda. La elecci\u00f3n es una pol\u00edtica contable que se define con el contador y se aplica de forma consistente.<\/p>\n<h3>\u00bfCu\u00e1nto inventario perdido se puede deducir en el impuesto de renta?<\/h3>\n<p>Seg\u00fan el art\u00edculo 64 del Estatuto Tributario, con inventario permanente son deducibles las disminuciones en inventarios de f\u00e1cil destrucci\u00f3n o p\u00e9rdida hasta un 3 % de la suma del inventario inicial m\u00e1s las compras, siempre que se demuestre el hecho que caus\u00f3 la p\u00e9rdida. Con fuerza mayor o caso fortuito demostrados pueden aceptarse disminuciones mayores en el juego de inventarios. Verifica el texto vigente con tu contador antes de aplicarlo.<\/p>\n<h3>\u00bfUn ERP en la nube calcula el kardex autom\u00e1ticamente?<\/h3>\n<p>S\u00ed. En un ERP como DonPedro cada compra, venta, traslado o ajuste genera su movimiento de inventario y recalcula el costo seg\u00fan el m\u00e9todo configurado, sin digitaci\u00f3n posterior. El kardex se consulta por producto y por fecha en cualquier momento.<\/p>\n<h2>Fuentes<\/h2>\n<ul>\n<li><a href=\"http:\/\/www.secretariasenado.gov.co\/senado\/basedoc\/estatuto_tributario_pr002.html\" rel=\"noopener\" target=\"_blank\">Estatuto Tributario, art\u00edculos 62 a 66 (Secretar\u00eda del Senado), consultado el 20-10-2026<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/www.gerencie.com\/que-debemos-saber-de-inventarios-seccion-13-niif-para-pymes.html\" rel=\"noopener\" target=\"_blank\">Gerencie: inventarios en la Secci\u00f3n 13 de la NIIF para las Pymes<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/incp.org.co\/ContArte\/wp-content\/uploads\/2024\/08\/366ar.htm\" rel=\"noopener\" target=\"_blank\">INCP, ContArte n.\u00ba 366: m\u00e9todos PEPS y promedio ponderado seg\u00fan la NIC 2<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<p><em>Art\u00edculo generado con asistencia de IA a partir de las fuentes citadas.<\/em><\/p>\n<p><script type=\"application\/ld+json\">{\"@context\":\"https:\/\/schema.org\",\"@type\":\"FAQPage\",\"mainEntity\":[{\"@type\":\"Question\",\"name\":\"\u00bfEs obligatorio llevar kardex en Colombia?\",\"acceptedAnswer\":{\"@type\":\"Answer\",\"text\":\"El Estatuto Tributario no usa la palabra kardex. 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