La facturación electrónica es el sistema con el que la DIAN valida las facturas de venta en Colombia antes de que lleguen al comprador. En la práctica, si tu negocio es una persona jurídica o eres una persona natural que vende bienes o presta servicios de forma habitual, estás obligado a emitirla. Desde 2026 el cambio más importante no es quién factura, sino cuándo: la factura debe transmitirse a la DIAN el mismo día en que se expide, no dentro de los diez días siguientes como permitía la norma anterior.
Esta guía cubre las tres preguntas que más cuestan resolver: si estás obligado, qué cambió con la nueva compilación normativa y cómo funciona el flujo real de una factura desde que la emites hasta que la DIAN la acepta.
¿Quién está obligado a facturar electrónicamente?
La regla general es amplia: están obligados todos los responsables de expedir factura. En concreto:
- Todas las personas jurídicas con actividad económica — SAS, Ltda., S.A. y demás formas societarias.
- Responsables de IVA y responsables del Impuesto Nacional al Consumo (INC), sean personas naturales o jurídicas.
- Personas naturales comerciantes y quienes prestan servicios de forma habitual: médicos, abogados, contadores, ingenieros y profesionales independientes en general.
Las excepciones están en el artículo 616-2 del Estatuto Tributario — no en una resolución. Ahí figuran los no obligados a facturar, entre ellos agricultores y ganaderos del régimen simple en operaciones con personas del mismo sector, y personas naturales no comerciantes que no superen ciertos topes.
Un malentendido frecuente: no estar obligado a facturar no te exime de los demás documentos del sistema. Si le compras a un no obligado, eres tú quien debe emitir el documento soporte para poder deducir ese costo.
Qué cambió: la Resolución Única (000227 de 2025)
El 23 de septiembre de 2025 la DIAN expidió la Resolución 000227, cuyo título oficial es «Resolución Única en Materia Tributaria, Aduanera y Cambiaria en lo de competencia de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN».
Su propósito es de fondo administrativo: compilar en un solo acto las decenas de resoluciones que hasta entonces estaban dispersas. Para facturación electrónica esto tiene una consecuencia práctica muy concreta: ya no tienes que rastrear la Resolución 000165 de 2023 y sus modificaciones sucesivas por separado (entre ellas la 000202 de 2025). Todo quedó consolidado en un documento único.
Los cambios de fondo que afectan a cualquier facturador desde 2026:
| Cambio | Antes | Desde 2026 |
|---|---|---|
| Plazo de transmisión | Hasta 10 días | El mismo día de expedición |
| Zonas rurales o de difícil acceso | Sin régimen diferenciado claro | Plazo de 48 horas |
| Datos del comprador | Captura manual | Servicio automático de consulta |
| Información solicitable | Sin límite explícito | Restricciones sobre qué puedes pedirle al cliente |
| RADIAN | Registro de facturas | Refuerzo de la factura como título valor |
El cambio de plazo es el que más reorganiza la operación interna. Facturar y transmitir dejan de ser dos momentos separados: pasan a ser el mismo momento. Si hoy tu proceso acumula facturas para enviarlas en lote al final de la semana, ese flujo ya no cumple.
Verifica antes de citar. Las fechas, plazos y umbrales en materia tributaria cambian por resolución. Consulta el texto literal en el normograma de la DIAN antes de tomar una decisión de cumplimiento con base en este artículo. La página de Normativa del micrositio de factura electrónica todavía lista resoluciones de 2020–2022 y no refleja la compilación de 2025 — el normograma es la fuente fiable.
Cómo funciona una factura electrónica, paso a paso
Lo que distingue al modelo colombiano es la validación previa: la DIAN autoriza la factura antes de que sea válida frente al comprador.
- Generas la factura en tu software de facturación, con la numeración autorizada por la DIAN.
- Se convierte a XML UBL con la estructura del anexo técnico vigente y se firma digitalmente.
- Se transmite a la DIAN el mismo día de expedición.
- La DIAN valida la estructura, la numeración, el NIT y las reglas de negocio.
- Devuelve el CUFE (Código Único de Factura Electrónica) si acepta, o un rechazo con el código del error.
- Entregas al comprador la representación gráfica (el PDF que ve tu cliente) junto con el XML validado.
- Se registra en RADIAN cuando la factura va a circular como título valor.
El paso 5 es el que sorprende a quien viene del papel: una factura rechazada no existe fiscalmente. No es un aviso que puedas atender después — hasta que la DIAN la acepte, no hay factura.
Los otros documentos del sistema
La factura de venta es solo una pieza. El sistema de facturación electrónica incluye además:
- Documento soporte — lo emites tú cuando compras a un no obligado a facturar. Sin él no puedes deducir ese costo.
- Documento soporte de nómina electrónica (DSNE) — obligatorio para empleadores declarantes de renta, contribuyentes del régimen SIMPLE y quienes hagan pagos que constituyan ingreso tributario para el receptor. Se genera mensualmente y se transmite dentro de los primeros 10 días hábiles del mes siguiente.
- Documentos equivalentes — entre ellos el tiquete de máquina registradora POS, con su propio régimen.
- Notas crédito y débito — para anular o ajustar una factura ya validada. En electrónica no se corrige ni se borra: se emite una nota.
- RADIAN — el registro donde la factura electrónica circula como título valor y puede negociarse.
Qué necesitas para cumplir
| Necesitas | Detalle |
|---|---|
| Resolución de numeración | Se solicita en el portal de la DIAN, con rango y vigencia |
| Software de facturación | Propio con habilitación, o un proveedor tecnológico |
| Certificado digital | Para la firma de los documentos |
| Habilitación | Set de pruebas superado ante la DIAN antes de facturar en producción |
| Almacenamiento | Conservación de los XML por el término de firmeza |
Guardar el PDF no es guardar la factura. El documento con valor legal es el XML validado. Es el error de archivo más común y solo se descubre cuando llega un requerimiento.
Cómo queda el flujo con un ERP
Si facturas desde un ERP, el objetivo es que los siete pasos anteriores ocurran sin intervención manual: registras la venta y la transmisión, el CUFE y el archivo del XML se resuelven solos. Lo que conviene exigirle a cualquier solución:
- Transmisión automática el mismo día, no por lotes.
- Gestión visible de rechazos: qué falló, en qué factura y cómo reintentar.
- Almacenamiento del XML validado, no solo de la representación gráfica.
- Notas crédito y débito integradas al flujo contable.
- Nómina electrónica en el mismo sistema, si tienes empleados.
En Odoo 19 Community esto se resuelve con módulos de localización colombiana. Si estás evaluando opciones, el artículo sobre ERP en la nube cubre cuándo conviene integrar la facturación al ERP y cuándo basta un proveedor tecnológico aparte.
Preguntas frecuentes
¿Un independiente que factura poco también está obligado a facturar electrónicamente?
Sí, si presta servicios de forma habitual. El volumen no es el criterio: lo es la habitualidad y la calidad de responsable de expedir factura. Las excepciones son las del artículo 616-2 del Estatuto Tributario, no un tope de facturación general.
¿Qué pasa si la DIAN rechaza una factura electrónica?
No tiene validez fiscal hasta que sea aceptada. Debes corregir lo que indique el código de error y retransmitirla. Por eso importa que tu software muestre los rechazos en lugar de fallar en silencio.
¿Puedo enviar las facturas en lote al final de la semana?
No. Desde 2026 la transmisión a la DIAN debe hacerse el mismo día de expedición, con un plazo de 48 horas únicamente para zonas rurales o de difícil acceso.
¿El PDF que recibe mi cliente es la factura electrónica?
No. El PDF es la representación gráfica. El documento con valor legal es el XML validado por la DIAN, y es el que se debe conservar por el término de firmeza.
¿Necesito nómina electrónica si tengo un solo empleado?
Sí, si eres declarante del impuesto sobre la renta o contribuyente del régimen SIMPLE y realizas pagos laborales. La obligación no depende del número de empleados.
Fuentes
- DIAN — Resolución 000227 del 23/09/2025
- DIAN — Texto compilado en el normograma
- DIAN — Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica
- Análisis de la Resolución 000227 y los cambios de 2026 — Grupo SAI
- Normativa de facturación electrónica 2026 — Facele
- Calendario de nómina electrónica 2026 — Siempre al Día
Deja una respuesta