El documento soporte en adquisiciones es el registro electrónico que el comprador —no el vendedor— debe generar cuando adquiere bienes o servicios de un proveedor que no está obligado a emitir factura electrónica. Sin este documento, ese gasto no tiene soporte fiscal válido: no puede usarse como costo ni deducción en la declaración de renta, y el IVA pagado tampoco es descontable.
¿Qué es el documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar?
En Colombia, la mayoría de empresas y comerciantes debe emitir factura electrónica. Pero existe una categoría de proveedores que legalmente no está en esa obligación: personas naturales que no superan los umbrales de ingresos definidos por la DIAN, arrendadores que son personas naturales no mercantiles, pequeños agricultores, jornaleros y trabajadores ocasionales, entre otros.
Cuando una empresa le compra a uno de estos proveedores, el código tributario exige que la operación quede documentada. Como el proveedor no puede emitir factura, la documentación la genera el comprador. Ese documento es el Documento Soporte en Adquisiciones efectuadas a sujetos No Obligados a expedir factura (DSNO).
La obligación tiene base en el artículo 771-2 del Estatuto Tributario, que condiciona la aceptación de costos y deducciones a que estén soportados en comprobantes con los requisitos establecidos por la DIAN. El marco normativo actual es la Resolución 000199 de 2024, que reglamenta el sistema de facturación electrónica incluyendo el DSNO.
¿Quién genera el documento soporte y para quién?
Lo genera el comprador: la empresa o persona jurídica que adquiere el bien o servicio, siempre que esté habilitada como facturadora electrónica ante la DIAN. Si tu empresa ya emite facturas electrónicas de venta, está en el grupo que tiene esta obligación.
El proveedor no necesita hacer nada adicional: no firma, no transmite, no confirma. El documento lo genera y lo transmite exclusivamente el comprador. Desde el punto de vista del proveedor no obligado, la transacción termina cuando recibe el pago.
Importante: si el proveedor sí está obligado a facturar electrónicamente y simplemente no lo hace, el documento soporte no es la solución correcta. En ese caso debes exigirle su factura electrónica. El DSNO aplica únicamente cuando el proveedor legalmente no puede emitirla.
¿En qué situaciones concretas debes generarlo?
Estas son las más frecuentes en una pyme colombiana:
- Pago a jornaleros o trabajadores ocasionales que no tienen empresa ni están registrados como facturadores electrónicos.
- Arrendamiento de bodega o local pagado a una persona natural que no opera como comerciante formal.
- Compra de productos agropecuarios directamente a pequeños productores en zona rural.
- Servicios personales ocasionales: mantenimiento, transporte informal, servicios domésticos en la operación.
- Compras en mercados o ferias donde el vendedor no tiene habilitación de facturador.
Si tienes dudas sobre si un proveedor específico está obligado a facturar, puedes consultarlo en el RUT del proveedor o verificarlo con tu contador. La pregunta clave es simple: ¿puede ese proveedor emitirte una factura electrónica válida con CUFE? Si la respuesta es no, necesitas el documento soporte.
Qué información debe llevar
La DIAN establece los campos mínimos. Entre los más importantes:
- Denominación expresa: «Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta»
- Fecha de la operación
- Identificación del comprador (NIT con dígito de verificación)
- Identificación del proveedor no obligado (cédula u otro documento de identidad)
- Descripción del bien o servicio adquirido
- Valor de la operación
- CUDS (Código Único del Documento Soporte), asignado por la DIAN al momento de la validación
Una vez generado y transmitido, la DIAN devuelve la validación con el CUDS — funciona de forma análoga al CUFE de la factura electrónica. El documento soporte sin CUDS no está validado y no tiene valor fiscal.
¿Cuándo debe generarse?
La regla general es que debe generarse en la fecha de la operación. Sin embargo, el Concepto 0935 de 2026 de la DIAN precisó que el documento puede generarse y transmitirse aunque sea en un período posterior al de la operación, siempre que pueda demostrarse que la transacción ocurrió efectivamente en el período que se declara en la declaración de renta.
Esto no es una prórroga indefinida: es una aclaración sobre el principio de realización. Lo prudente es generar el DSNO lo más cercano posible a la fecha real de la compra.
El Concepto 8129 de 2025 de la DIAN dejó claro además que la flexibilidad de transmisión que existe para las facturas electrónicas en zonas sin conectividad no se extiende automáticamente al documento soporte, que tiene sus propias reglas. Verifica con tu contador o con el soporte de tu software cuál es la práctica correcta para tu caso.
Cómo generarlo: la opción gratuita de la DIAN y la integrada en tu ERP
Hay dos caminos prácticos:
- A través de tu ERP o software contable. Si el sistema está habilitado como facturador electrónico con integración DIAN, puede generar el DSNO como parte del flujo de compras. Esta es la opción recomendada para empresas con volumen regular de adquisiciones a no obligados — el proceso queda integrado con la contabilidad sin pasos manuales adicionales.
- Con el servicio gratuito de la DIAN. La Resolución 227 de 2025 habilitó el uso del servicio gratuito del sistema de facturación para generar y transmitir el documento soporte. Es una opción válida para operaciones ocasionales.
DonPedro ERP tiene integrado el flujo del documento soporte desde el módulo de compras. Cuando registras una adquisición a un proveedor que no emite factura, el sistema identifica la situación y genera el DSNO para transmitirlo a la DIAN sin necesidad de herramientas externas. Si quieres ver cómo encaja esto en el sistema completo, la guía de facturación electrónica DIAN explica el mapa completo de documentos del sistema colombiano.
¿Qué pasa si no generas el documento soporte?
Las consecuencias son directamente fiscales:
- El gasto no es deducible. La DIAN puede rechazar ese costo en la revisión de la declaración de renta porque no tiene soporte válido con los requisitos exigidos.
- El IVA no es descontable. Si pagaste IVA en esa operación y no tienes el DSNO, no puedes tomarlo como impuesto descontable en tu declaración de ventas.
- Mayor renta líquida gravable. Si varios gastos reales no tienen soporte, la base tributaria crece y pagas más impuesto del que corresponde a la operación real del negocio.
La DIAN cruza la información del sistema de facturación con la información exógena y las declaraciones. La ausencia de documentos soporte en compras relevantes genera inconsistencias que pueden derivar en requerimientos. Si ya tuviste una factura rechazada, el artículo sobre causas frecuentes de rechazo de facturas DIAN te ayuda a entender cómo responder. Y si tu empresa desarrolla software y necesita integrar la generación de DSNO en tu propio sistema, la API de facturación electrónica DIAN cubre este tipo de documentos.
Preguntas frecuentes sobre el documento soporte
¿El documento soporte reemplaza la factura electrónica?
No. Son documentos distintos con propósitos distintos. El documento soporte aplica cuando el proveedor no está obligado a facturar. Si el proveedor sí está obligado, la factura electrónica con CUFE sigue siendo el único soporte válido para esa operación.
¿Puedo generarlo días después de la compra?
El Concepto 0935 de 2026 de la DIAN permite generarlo en un período posterior si puedes demostrar que la operación ocurrió en el período declarado. Sin embargo, no existe una prórroga de horas o días definida por resolución para el DSNO como la que existe para las facturas en zonas sin conectividad. Lo recomendable es generarlo el mismo día o dentro del período contable. Consulta con tu contador antes de dejar acumular documentos pendientes.
¿El proveedor necesita tener RUT para que yo genere el documento soporte?
No es requisito que el proveedor tenga RUT. Puedes usar la cédula de ciudadanía u otro documento de identidad como identificación del proveedor en el DSNO. El documento aplica precisamente para quienes no están formalizados como facturadores electrónicos.
¿El documento soporte aplica también para pagos de nómina?
No. La nómina tiene su propio documento electrónico: el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, que tiene reglas y estructura distintas. El DSNO aplica exclusivamente para compras de bienes o servicios a no obligados a facturar.
¿Cuántos DSNO puedo generar al mes?
No hay límite de volumen. Cada operación a un proveedor no obligado genera su propio DSNO independiente. Si tienes proveedores habituales, como un productor agropecuario al que le compras semanalmente, cada compra tiene su propio documento soporte con su propio CUDS.
Fuentes
- Gerencie.com — Documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar
- Dian.com.co — Documento soporte en adquisiciones 2026
- DIAN — Resolución 227 de 2025 (normograma oficial)
- DIAN — Concepto 8129 de 2025 (normograma oficial)
- Colmenares & Asociados — DIAN Concepto 0935-26
Artículo generado con asistencia de IA a partir de las fuentes citadas.