El kardex de inventario es el registro, producto por producto, de cada entrada, cada salida y el saldo que queda, en unidades y en pesos. Sirve para saber cuánto le costó a tu negocio cada unidad que vendió y cuánto vale lo que queda en bodega. En Colombia es la herramienta práctica del sistema de inventario permanente que reconoce el Estatuto Tributario, y en un ERP en la nube se actualiza solo con cada compra, venta o traslado.
¿Qué es exactamente un kardex y para qué sirve?
Un kardex es una tarjeta (hoy, una tabla en un sistema) por cada referencia de inventario. Cada línea registra un movimiento con fecha, documento de origen, cantidad, costo unitario y saldo. Con él respondes tres preguntas que el negocio necesita todos los días:
- ¿Cuántas unidades tengo? El saldo en unidades, sin tener que contar la bodega.
- ¿Cuánto me costó lo que vendí? El costo de ventas, que es la base para saber si cada producto deja margen.
- ¿Cuánto vale lo que queda? El valor del inventario que va al balance.
Sin kardex, la utilidad del mes es una estimación: se sabe lo que entró por ventas, pero no con precisión lo que costó venderlo.
¿Qué dice la norma colombiana sobre el inventario permanente?
El artículo 62 del Estatuto Tributario, modificado por la Ley 1819 de 2016, establece que los obligados a llevar contabilidad deben determinar el costo de los inventarios vendidos con uno de dos sistemas:
| Sistema | Cómo funciona | Qué exige en la práctica |
|---|---|---|
| Juego de inventarios o periódico | El costo de ventas se calcula al cierre: inventario inicial + compras − inventario final contado. | Conteo físico al final del periodo. No hay costo por producto durante el año. |
| Inventarios permanentes o continuos | Cada venta descuenta el costo en el momento en que ocurre. | Un registro de movimientos por referencia: el kardex. |
El artículo 65 del mismo Estatuto remite a la técnica contable para los métodos de valoración: las fórmulas de cálculo del costo son las que fijan las normas contables o las que determine el Gobierno nacional.
El artículo 64 agrega un detalle que importa a cualquier negocio con mercancía perecedera o frágil: con inventario permanente, las disminuciones en inventarios de fácil destrucción o pérdida son deducibles hasta un 3 % de la suma del inventario inicial más las compras, siempre que se demuestre el hecho que causó la pérdida. Para inventario dado de baja por obsolescencia y destruido, la norma pide como mínimo un documento con cantidad, descripción, costo fiscal unitario y total, justificación y firmas del representante legal y de los responsables. Un kardex con cada baja registrada y su soporte es lo que permite probar esas cifras.
Verifica siempre el texto vigente del Estatuto Tributario antes de aplicar estos límites a tu declaración; las cifras citadas corresponden a la versión consultada el 20 de octubre de 2026.
¿Qué métodos de valoración se pueden usar en el kardex?
Para las pymes que aplican la NIIF para las Pymes, los párrafos 13.17 y 13.18 de la Sección 13 admiten tres fórmulas de costo. El método UEPS (últimas en entrar, primeras en salir) no está permitido:
- Identificación específica: para bienes que no son intercambiables entre sí, como un vehículo con número de chasis. Cada unidad conserva su propio costo.
- PEPS (primeras en entrar, primeras en salir): se asume que se venden primero las unidades más antiguas.
- Promedio ponderado: cada unidad toma el costo promedio de las disponibles, recalculado con cada compra o al cierre del periodo.
La regla de fondo es la consistencia: misma fórmula para inventarios de naturaleza y uso similares, y nada de cambiar de método para mejorar el resultado de un año.
¿Cómo se calcula el kardex con promedio ponderado y con PEPS?
Un ejemplo con números redondos (ilustrativo, no corresponde a ningún precio real). Una tienda tiene 10 unidades de un producto a $20.000 cada una, compra 30 unidades más a $24.000 y luego vende 25.
Con promedio ponderado
| Movimiento | Unidades | Costo unitario | Valor | Saldo unidades | Saldo valor |
|---|---|---|---|---|---|
| Saldo inicial | 10 | $20.000 | $200.000 | 10 | $200.000 |
| Compra | 30 | $24.000 | $720.000 | 40 | $920.000 |
| Venta | 25 | $23.000 | $575.000 | 15 | $345.000 |
El nuevo promedio después de la compra es $920.000 ÷ 40 = $23.000. El costo de la venta es 25 × $23.000 = $575.000.
Con PEPS
Las 25 unidades vendidas salen primero de las 10 más antiguas (10 × $20.000 = $200.000) y luego de 15 de la compra nueva (15 × $24.000 = $360.000). Costo de la venta: $560.000. Quedan 15 unidades a $24.000, es decir, $360.000.
Los dos métodos suman lo mismo ($920.000 entre costo vendido e inventario final), pero reparten distinto. Cuando los precios de compra suben, PEPS deja un costo de ventas más bajo y un inventario final más alto que el promedio. Por eso la elección es una política contable que se define con el contador y se mantiene.
¿Por qué el kardex en Excel se descuadra?
Llevar el kardex en una hoja de cálculo funciona con pocas referencias. Con cientos de productos aparecen los mismos problemas:
- Se registra tarde. La venta se hizo en la caja a las 11 a. m. y se pasa al Excel en la noche, o al día siguiente. Mientras tanto, el saldo es falso.
- Una fórmula rota contamina todo. Si una celda de promedio se sobrescribe a mano, los costos de todas las salidas siguientes quedan mal.
- Los traslados y las bajas se olvidan. El producto que se dañó o que pasó de bodega a tienda no queda registrado, y luego no hay soporte para la disminución que permite el artículo 64.
- No hay vínculo con el documento. Una línea del kardex sin la factura de compra o la venta que la originó no se puede auditar.
Si estás en este punto, la guía para migrar de Excel a un ERP sin detener la operación explica cómo hacer el paso por fases.
¿Cómo lleva el kardex un ERP en la nube?
En un ERP en la nube el kardex no se llena: se genera. Cada documento que mueve inventario escribe su propia línea:
- La recepción de una compra suma unidades y recalcula el costo según el método configurado.
- La venta en el punto de venta o la factura descuenta unidades y registra el costo en el mismo momento. Así funciona el inventario en tiempo real entre tienda y bodega.
- Los traslados, ajustes y bajas quedan con fecha, usuario y motivo, que es el soporte que pide la norma.
- El asiento contable del costo de ventas sale del mismo movimiento, sin pasarlo a mano.
DonPedro ERP trabaja así: el método de valoración se define una vez con el contador del cliente y cada movimiento de compra, venta o ajuste alimenta el kardex de forma automática. Como el equipo de DonPedro adapta el sistema a cada negocio, se puede configurar por ejemplo el registro de mermas por lote para quien vende alimentos, o alertas de diferencias entre el conteo físico y el saldo. Con los datos ordenados, la IA aplicada al control de inventario tiene una base confiable para detectar referencias sin movimiento o anomalías.
¿Cada cuánto hay que contar físicamente si ya hay kardex?
El kardex dice lo que debería haber; el conteo físico dice lo que hay. La diferencia entre los dos es la información más útil: muestra pérdidas, errores de registro o mercancía que salió sin venta. Con inventario permanente no hace falta cerrar el negocio para contar todo de una vez: se pueden hacer conteos cíclicos por grupos de referencias y ajustar con soporte cada diferencia. La frecuencia depende del tipo de mercancía y la define cada negocio con su contador.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio llevar kardex en Colombia?
El Estatuto Tributario no usa la palabra kardex. Lo que exige el artículo 62 es que los obligados a llevar contabilidad determinen el costo de los inventarios vendidos por juego de inventarios o por inventario permanente. Quien elige el inventario permanente necesita un registro de movimientos por producto, que en la práctica es el kardex.
¿Qué método de valoración conviene a una pyme: promedio ponderado o PEPS?
Los dos están permitidos en la NIIF para las Pymes; el UEPS no. El promedio ponderado reparte el costo de forma más uniforme y es sencillo de mantener. PEPS sigue el orden real de salida de la mercancía. La elección es una política contable que se define con el contador y se aplica de forma consistente.
¿Cuánto inventario perdido se puede deducir en el impuesto de renta?
Según el artículo 64 del Estatuto Tributario, con inventario permanente son deducibles las disminuciones en inventarios de fácil destrucción o pérdida hasta un 3 % de la suma del inventario inicial más las compras, siempre que se demuestre el hecho que causó la pérdida. Con fuerza mayor o caso fortuito demostrados pueden aceptarse disminuciones mayores en el juego de inventarios. Verifica el texto vigente con tu contador antes de aplicarlo.
¿Un ERP en la nube calcula el kardex automáticamente?
Sí. En un ERP como DonPedro cada compra, venta, traslado o ajuste genera su movimiento de inventario y recalcula el costo según el método configurado, sin digitación posterior. El kardex se consulta por producto y por fecha en cualquier momento.
Fuentes
- Estatuto Tributario, artículos 62 a 66 (Secretaría del Senado), consultado el 20-10-2026
- Gerencie: inventarios en la Sección 13 de la NIIF para las Pymes
- INCP, ContArte n.º 366: métodos PEPS y promedio ponderado según la NIC 2
Artículo generado con asistencia de IA a partir de las fuentes citadas.