Para anular una factura electrónica en Colombia hay que emitir una nota crédito electrónica que la referencie, transmitirla para validación de la DIAN y entregarla al cliente por el mismo medio por el que se entregó la factura. No existe un botón de «borrar»: la factura anulada queda en el sistema y su número no se puede volver a usar. Y hay un límite que muchos negocios descubren tarde: si el cliente ya aceptó la factura, la DIAN ha conceptuado que no se le pueden asociar notas.
¿Se puede anular una factura electrónica después de enviarla a la DIAN?
Sí, pero no se elimina. La DIAN, en el Concepto 000974 (interno 126) del 31 de enero de 2025, dice que cuando una factura contiene información que no refleja la realidad de la operación —por ejemplo, datos errados del comprador— el facturador debe anularla y expedir una nueva. Y precisa el mecanismo: según el inciso 3 del artículo 36 de la Resolución 000165 de 2023, la anulación se hace con nota crédito, y la factura anulada no puede ser utilizada nuevamente.
En la práctica eso significa tres cosas:
- La factura original sigue existiendo en el registro de la DIAN con su CUFE.
- La nota crédito la neutraliza contable y fiscalmente.
- Si la venta sí ocurrió (solo había un error de datos), se emite una factura nueva con un consecutivo nuevo.
Si la factura nunca fue validada —la DIAN la rechazó— el caso es otro: no tiene CUFE ni efectos fiscales, y no hay nada que anular. Ese escenario lo explicamos en Factura rechazada por la DIAN: causas frecuentes y cómo corregirla.
¿Qué es una nota crédito electrónica y en qué se diferencia de la nota débito?
El Decreto 1625 de 2016 (artículo 1.6.1.4.1, numeral 9) define las notas débito y crédito como documentos electrónicos que se derivan de ventas o servicios ya facturados, asociados o no a una factura mediante el CUFE, y que se generan «por razones de tipo contable y/o fiscal». Así lo recoge la DIAN en el Concepto 100208192-1138 del 8 de septiembre de 2022.
| Nota crédito | Nota débito | |
|---|---|---|
| Efecto sobre la venta | Disminuye el valor (o lo anula por completo) | Aumenta el valor |
| Usos típicos | Anulación, devolución, descuento posterior, error en el precio a favor del cliente | Intereses, fletes o cargos que no se facturaron |
| Qué exige la DIAN además | Basta con generarla y transmitirla para validación | El mayor valor debe soportarse en una nueva factura electrónica para que sirva como costo, deducción o descontable |
Ese último punto viene del mismo Concepto 1138 de 2022: la nota débito no reemplaza a la factura cuando el comprador necesita deducir ese mayor valor. Y el Concepto 126 de 2025 agrega una restricción: no se pueden usar notas débito y notas crédito para hacer ajustes entre ellas.
¿Cuándo hay que anular una factura y cuándo basta con una nota parcial?
| Situación | Qué se hace normalmente |
|---|---|
| NIT, nombre o razón social del comprador errados | Nota crédito por el total + factura nueva con los datos correctos (Concepto 126 de 2025) |
| La venta no se realizó o se canceló | Nota crédito por el total |
| El cliente devolvió parte de la mercancía | Nota crédito parcial por lo devuelto |
| Descuento concedido después de facturar | Nota crédito parcial |
| Se cobró de menos y hay que cobrar un mayor valor | Nota débito y, si el comprador lo va a deducir, factura nueva por ese valor |
La decisión entre anular completa o ajustar parcialmente tiene efectos en IVA, retenciones y en la información exógena del negocio. Confírmala con tu contador antes de emitir la nota.
¿Por qué no se puede emitir una nota crédito después de que el cliente acepta la factura?
Porque la factura aceptada pasa a ser título valor. El Decreto 1074 de 2015, en el parágrafo 3 del artículo 2.2.2.53.4, establece que una vez aceptada la factura electrónica como título valor «no se podrá efectuar inscripciones de notas débito o notas crédito» asociadas a ella. El Concepto 1138 de 2022 cita además el Anexo Técnico RADIAN 1.1, numeral 7.2: una vez generado un evento de aceptación, expresa o tácita, no se pueden generar notas a esa factura.
La aceptación tácita ocurre cuando el comprador no reclama dentro de los tres días hábiles siguientes a la recepción de la mercancía o del servicio, según el mismo decreto. Es decir: el margen para corregir con nota una factura asociada es corto si el cliente no la rechaza. Cómo funcionan esos eventos lo explicamos en RADIAN: cómo convertir tu factura electrónica en título valor.
Advertencia: el Concepto 1138 es de 2022 y cita resoluciones que luego fueron reemplazadas (la 000042 de 2020 por la 000165 de 2023, compilada después en la Resolución 000227 de 2025). La regla del Decreto 1074 sigue siendo la base, pero verifica con la DIAN o con tu contador cómo tratar una factura ya aceptada en tu caso concreto.
¿Cómo se emite la nota crédito paso a paso?
- Identifica la factura afectada por su número y su CUFE.
- Revisa si ya tiene evento de aceptación en el registro de eventos. Si lo tiene, no sigas sin hablar con tu contador.
- Define el tipo de corrección: anulación total, devolución parcial, descuento o ajuste de precio.
- Genera la nota en tu sistema de facturación con el concepto que corresponde y los valores, impuestos y retenciones correctos.
- Transmítela para validación. El Concepto 126 de 2025 recuerda que la nota crédito con la que se anula una factura es objeto de validación por la DIAN. La obligación de transmisión el mismo día aplica también a las notas, como explicamos en el artículo sobre el plazo de transmisión.
- Entrégala al cliente por el mismo medio por el que entregaste la factura anulada (artículos 35 y 36 de la Resolución 000165 de 2023, citados en el Concepto 126).
- Si la venta sí ocurrió, emite la factura nueva con los datos correctos y un consecutivo nuevo.
¿Hay sanción por haber facturado con los datos del cliente errados?
Según el Concepto 126 de 2025, no por el sistema de facturación. La DIAN explica que solo son sancionables las conductas descritas en los artículos 616-1, 651, 652, 652-2 y 657 del Estatuto Tributario: no expedir la factura, expedirla sin requisitos, no transmitir en debida forma, o expedir o no expedir los demás documentos del sistema. Una factura que cumple los requisitos pero trae errores en la identificación del comprador no está en esa lista.
Otra cosa es la información exógena. Si ese dato errado ya se reportó, hay que corregirlo; el mismo concepto indica que la corrección antes del vencimiento del plazo no es sancionable y que la extemporánea sí lo es, con la sanción del artículo 651 y las reducciones del artículo 640. Revisa las cifras con tu contador antes de presentar la corrección.
Cómo maneja DonPedro las notas crédito
En DonPedro ERP la nota crédito nace desde la misma factura: el sistema toma el CUFE, los productos y los impuestos del documento original, de modo que no se digita de nuevo. La nota se firma y se transmite a la DIAN como cualquier otro documento del sistema. Como DonPedro se adapta a cada cliente, el equipo puede configurar reglas propias: por ejemplo, que las anulaciones totales requieran aprobación de un administrador o que el sistema avise si la factura ya tiene un evento de aceptación.
Si quieres ver el flujo completo de facturación, empieza por la guía de facturación electrónica DIAN. Si compras a proveedores no obligados a facturar, el documento equivalente para ajustes es la nota de ajuste al documento soporte en adquisiciones.
Preguntas frecuentes
¿Puedo borrar una factura electrónica que ya tiene CUFE?
No. La factura validada queda registrada en la DIAN. Para dejarla sin efecto se emite una nota crédito por el total, y la factura anulada no puede usarse de nuevo.
¿Qué hago si facturé con el NIT equivocado del cliente?
Según el Concepto DIAN 126 de 2025, se anula la factura con una nota crédito y se expide una nueva con los datos correctos. Ese error de identificación, en una factura que cumple requisitos, no es una conducta sancionable del sistema de facturación.
¿Puedo hacer una nota crédito si el cliente ya aceptó la factura?
El Decreto 1074 de 2015 y el Concepto DIAN 1138 de 2022 indican que, una vez aceptada la factura, expresa o tácitamente, no se pueden asociar notas débito ni crédito. Consulta a tu contador cómo tratar ese caso.
¿La nota débito sirve como soporte de costos para el comprador?
No por sí sola. Según el Concepto DIAN 1138 de 2022, el mayor valor de una nota débito debe soportarse en una nueva factura electrónica para que el comprador pueda usarlo como costo, deducción o descontable.
Fuentes
- DIAN, Concepto 000974 (int. 126) del 31 de enero de 2025 — notas crédito, anulación de la factura y régimen sancionatorio. Consultado el 17 de octubre de 2026.
- DIAN, Concepto 100208192-1138 del 8 de septiembre de 2022 — notas débito y crédito y facturas aceptadas en RADIAN. Consultado el 17 de octubre de 2026.
Las normas de facturación electrónica cambian por resolución. Verifica la versión vigente en el sitio de la DIAN antes de aplicar cualquier regla de este artículo.
Artículo generado con asistencia de IA a partir de las fuentes citadas.